FATTURA ELETTRONICA – INIZIAMO A CONOSCERLA

Fattura Cartacea e Fattura Elettronica - Studio Somaschini
Fattura Cartacea e Fattura Elettronica – Studio Somaschini

Cos’è una fattura elettronica?

La fattura elettronica è lo sviluppo tecnologico della vecchia fattura (cartacea o pdf). Si tratta di un file informatico pre impostato leggibile dai computer (formato XML).

Come creo una fattura elettronica?

Quasi tutte le Software House, in collaborazione coi commercialisti, hanno creato dei programmi con interfaccia molto semplici (ricordano vagamente Word o Excel) in modo che tutti possano creare e inviare al sistema di interscambio (SDI) le proprie fatture elettroniche.

Cos’è il Sistema di Interscambio (SDI)?

E’ il canale tecnologico dedicato dove “viaggiano” le fatture elettroniche, lo SDI controlla anche la validità formale delle fatture elettroniche stesse.

Come invio una fattura elettronica al sistema di interscambio?

Se utilizzi un Software apposito con pochi clic (ad es. “crea file”; “invia file”).

E’ vero che posso usare la mia casella pec per gestire l’invio e la ricezione delle mie fatture elettroniche?

Sì, ma è fortemente sconsigliato almeno per tre motivi:

  • la pec nasce come canale comunicativo, non funzionale, meglio continuare a mantenerla pulita e ordinata destinandola solo alle comunicazioni;
  • la pec ha uno spazio limitato, se la pec del tuo cliente fosse piena, questo non potrebbe ricevere le tue fatture e lo stesso vale per te e i tuoi fornitori;
  • perderesti uno dei principali vantaggi derivanti dalla fatturazione elettronica: la possibilità di autorizzare il tuo commercialista ad acquisire le tue fatture elettroniche senza che tu debba più inviargliele via mail o, peggio, portargliele di persona;

Come fa il commercialista a ricevere le mie fatture elettroniche?

Ogni contribuente deve comunicare allo SDI e ai propri fornitori il proprio codice Hub, ma di questo aspetto te ne occuperai con il tuo commercialista.

Cos’è il codice Hub?

Il codice Hub può essere immaginato come un domicilio tecnologico dove il Sistema di Interscambio recapita le fatture destinate a un determinato contribuente.

Se il mio commercialista riceve direttamente le mie fatture elettroniche, come faccio io a sapere che le ho ricevute?

Tramite il programma apposito di cui sopra sviluppato dalle Software house: avrai un pannello online dove le tue fatture di vendita e acquisto saranno sempre disponibili e consultabili.

Quanto costa, a me impresa, l’introduzione della fatturazione elettronica?

Il pacchetto fatturazione elettronica avrà sicuramente un costo in termini monetari ma lo stesso sarà molto inferiore ai vantaggi che ti porterà questa innovazione.

Quali sono i vantaggi, per me impresa, derivanti dalla fatturazione elettronica?

I vantaggi per le imprese derivanti dalla fatturazione elettronica sono veramente tanti, eccone alcuni, l’ordine di importanza è a tua discrezione:

  • non dovrai più perdere ore del tuo lavoro per andare dal commercialista a portargli i documenti;
  • non dovrai più andare dal commercialista a ritirare il tuo “faldone delle fatture”;
  • in realtà, non avrai più il “faldone delle fatture”;
  • il tuo commercialista non ti chiamerà più per dirti: “mi manca la fattura numero…”;
  • non dovrai più creare fatture pdf e allegarle alle e-mail;
  • non potrai più perdere le fatture quindi non dovrai mai più chiederne delle copie (qui parliamo soprattutto delle utenze: energia elettrica, acqua…);
  • non dovrai più entrare nelle aree riservate dei vari siti (vedi per esempio telefonia) per scaricare e stampare le tue fatture;
  • non dovrai più stampare le fatture e conservarle cartacee per dieci anni;
  • sarai sicuro di detrarre l’IVA su tutte le fatture di acquisto ricevute e con tempi ottimizzati;
  • sarai sicuro di dedurre il costo relativo a tutte le fatture di acquisto ricevute e con tempi ottimizzati;
  • non avrai più l’archivio cartaceo delle fatture con notevole riduzione di ingombro degli spazi;
  • consumerai molta meno carta;
  • consumerai molto meno inchiostro (costo toner);

E chi e come conserverà le mie fatture elettroniche?

Le fatture, se lo vorrai, saranno conservate dal tuo commercialista con il processo dell’archiviazione sostitutiva (se ne occuperà lui), per te saranno comunque sempre consultabili dal tuo pannello riservato.

Ma quindi sarà tutto rose e fiori con la fattura elettronica?

No, certamente ci sarà un primo periodo di assestamento in cui si riscontreranno dei “problemi” di vario tipo (fatture sbagliate, fatture scartate, note di credito da emettere…), una volta superato il periodo di assestamento (stimabile in pochi mesi) tutto sarà molto più efficiente di oggi.

Cosa succede se emetto una fattura sbagliata?

Dipende da cosa intendi per sbagliata. Vediamo qualche caso.

Cosa succede se il sistema di interscambio respinge una mia fattura?

Nulla, la fattura respinta dallo SDI si considera non emessa, farai  una nota di variazione interna (senza inviarla allo SDI) ed invierai la fattura corretta allo SDI.

Cosa succede se sbaglio l’importo della fattura concordato con il cliente e questa viene accettata dallo SDI?

La fattura elettronica ricevuta si considera emessa; emetterai quindi una nota di credito elettronica (stesso procedimento della fattura elettronica) per l’importo da stornare e la invierai allo SDI.

Come mi comporto se devo fatturare a un privato cittadino?

Semplicemente compilerai il campo codice HUB scrivendo “0000000”; sarà lo SDI a riconoscere il codice fiscale del tuo cliente e a mettergli a disposizione la fattura elettronica nella sua area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate. Potrai comunque stampargli la fattura cartacea o pdf normalmente se il cliente dovesse volerla.

Come mi comporto se il cliente (in possesso di partita IVA) non mi comunica il codice HUB?

Compilerai il campo codice HUB scrivendo “0000000” e sarà un problema suo recuperare la fattura elettronica messa a disposizione dallo SDI nella sua area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate.

Come mi comporto se devo fatturare a un forfettario o a un minimo?

Farai come sopra compilando il campo codice HUB scrivendo “0000000”, lo SDI farà la stessa cosa del caso del privato cittadino. Anche in questo caso potrai stampare la fattura e consegnarla al cliente.

Come mi comporto se il cliente è “non residente” in Italia?

Farai anche in questo caso come sopra compilando il campo codice HUB scrivendo però “XXXXXXX”, questo ti escluderà tra l’altro dall’adempimento dell’esterometro per quella determinata fattura.

Cos’è l’esterometro?

Chi ha a che fare con l’estero dovrà comunicare i dati relativi alle fatture estere all’Agenzia delle Entrate.

Come mai questa complicazione con le operazione estere?

Gli altri stati non sono ancora strutturati per gestire e ricevere le fatture elettroniche, quindi i dati vanno comunicati all’Agenzia delle Entrate diversamente.

Sono un “forfettario”, devo gestire anche io il discorso fattura elettronica?

No, sei esente. Il consiglio è comunque quello di non restare indietro rispetto al mondo “dei grandi” e di iniziare almeno a capire come funziona. Se vuoi hai facoltà di utilizzare anche tu la fatturazione elettronica.

Sono un “minimo”, devo gestire anche io il discorso fattura elettronica?

No, sei esente. Il consiglio è comunque quello di non restare indietro rispetto al mondo “dei grandi” e di iniziare almeno a capire come funziona. Se vuoi hai facoltà di utilizzare anche tu la fatturazione elettronica.

La mia attività non prevede le fatture nell’ambito vendita ma i corrispettivi, cosa devo fare?

Sembrerebbe che l’obbligo di gestione dei “corrispettivi elettronici” sarà introdotto a partire dal 1° luglio 2019 per chi incassa più di 400.000 Euro all’anno e dal 1° gennaio 2020 per chi incassa meno della stessa soglia. Anche per te il consiglio è di non restare nel passato e iniziare a capire il discorso.

Ho sentito che posso delegare al mio commercialista l’emissione e la gestione completa delle mie fatture elettroniche, è vero?

Sì, ma è completamente sbagliato da ogni punto di vista. Dovrai continuare a portare o inviare i documenti al tuo commercialista, anzi, dovrai farlo molto più spesso di prima perché la fattura elettronica sarà da emettere entro un termine preciso dal completamento dell’operazione (si sta discutendo se uno, cinque o dieci giorni).

Con questa scelta, in pratica, moltiplicherai i tuoi costi e renderai la tua azienda meno efficiente al contrario dei tuoi concorrenti che miglioreranno le loro prestazioni.

La fatturazione elettronica – l’opinione dello Studio Somaschini

Il mondo si evolve, gli strumenti informatici e tecnologici sono certamente tra i più veloci ad evolversi, sta a te decidere se vuoi restare nel passato o capire e sfruttare i vantaggi derivanti dalle innovazioni.

 

Chiaramente in un articolo generico non possono essere affrontate tutte le sfaccettature derivanti dai singoli casi specifici, altrimenti risulterebbe illeggibile, se hai dubbi o esigenze specifiche contattaci!

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